Головна » Статті » Адмінстратору школи » Управління школою

Накази з кадрових питань: дотримуємо нових правил діловодств

Накази з кадрових питань: дотримуємо нових правил діловодства

Відповідно до нових Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, які набули чинності у липні цього року, в наказі про прийняття на роботу має бути вказано посадовий оклад працівника. Розповімо докладно про особливості оформлення наказів з кадрових питань за новими правилами

Ключові слова:

наказ; наказ з кадрових питань; зведений наказ; відмітка про ознайомлення

 

Організаційно-розпорядча документація є одним з класів управлінської документації, її уніфікованою підсистемою, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці.

 

Організаційно-розпорядчу документацію поділяють на:

 
  • організаційну, що містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад підприємства, установи, організації (далі — заклад), функціональний зміст діяльності закладу та його підрозділів (положення або статут закладу, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо);
  • розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності закладу, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, накази, розпорядження);
  • інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймають певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).
 

Накази з кадрових питань є одним із видів розпорядчих документів, що фіксують рішення стосовно управління персоналом.

 

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Термін «накази з особового складу» зазвичай вживають у діяльності, у т. ч. кадровому адмініструванні та діловодстві, воєнізованих формувань Збройних Сил України, Міністерства внутрішніх справ та інших силових структур.

 

Порядок роботи з наказами, їх складання, оформлення, опрацювання визначено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), які набули чинності 10.07.2015.

 

Право видання наказу

 

Створювані накази повинні відповідати правовому статусу закладу.

 

Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, статутом закладу та посадовими інструкціями (п. 1 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5).

 

Право на видання наказу закріплюється у статуті закладу і зумовлюється його правовим статусом та порядком прийняття управлінських рішень (на підставі єдиноначальності або колегіальності) (п. 4 гл. 1 розділу ІІ Правил № 1000/5).

 

Керівники закладів, що діють на основі колегіальності, мають право приймати єдиноначальні рішення з вузьких питань і видавати в межах своєї компетенції інші види розпорядчих документів.

 

Оформлення наказу

 

Відповідно до пункту 11 глави І розділу ІІ Правил № 1000/5 оформлення реквізитів наказів та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003).

 

Бланк наказу

 

Наказ з кадрових питань оформлюють на загальному бланку закладу, що містить реквізит «Назва виду документа» (НАКАЗ). Використання на бланку розширеної назви цього реквізиту, приміром, «Наказ з кадрових питань» не допускається.

 

Розміри берегів бланків чітко визначено ДСТУ 4163-2003:

 
  • лівий — 30 мм;
  • правий — 10 мм;
  • верхній та нижній — 20 мм.
 

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Накази з кадрових питань також можна складати на підставі міжгалузевих типових уніфікованих форм, затверджених в установленому порядку (п. 2 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5). Типові форми затверджено наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 для наказу про прийняття на роботу (форма № П-1), наказу про надання відпустки (форма № П-3), наказу про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4).

 

Типова форма № П-4 може використовуватися для всіх випадків звільнення незалежно від його підстави. Наприклад, у разі звільнення за власним бажанням, за прогул, у зв’язку зі скороченням штату, у разі припинення повноважень посадових осіб.

 

Заголовки індивідуальних та зведених наказів

 

Для ефективної інформаційно-довідкової роботи з наказами з кадрових питань, оперативного пошуку необхідних відомостей кожен наказ повинен мати заголовок, який починається з прийменника «Про», наприклад:

 

Про прийняття на роботу Веселого П. Г.

 

Про звільнення Тихенької В. Л.

 

Про переведення на іншу посаду Бережко В. Ф.

 

Про направлення у відрядження Марченка Т. Д.

 

Про надання щорічної основної відпустки Добровольській Р. В.

 

З огляду на потреби довідкової роботи та оптимізації документообігу доцільніше, якщо наказ з кадрових питань стосуватиметься лише однієї особи (так званий індивідуальний наказ). У подальшому це також спрощує виготовлення та надання копій наказів за запитами працівників або на вимогу інших установ, організацій, адже не доводиться виготовляти витяги. Утім, якщо в один робочий день приймають чи звільняють кількох працівників, направляють у відрядження, надають відпустку тощо, допускається видання так званих зведених наказів з кадрових питань, що стосуватимуться двох і більше працівників.

Максимальна довжина рядка заголовка наказу становить 73 мм (28 друкованих знаків). Крапку в кінці заголовка не ставлять

 

Якщо в наказі фіксують управлінські дії щодо двох-трьох працівників, їхні прізвища вказують у заголовку наказу, наприклад:

 

Про прийняття Іваненка В. П.,
Журавської К. М., Федорчука П. С.

 

Якщо наказ стосується більшої кількості працівників, узагальнений заголовок формулюють так, щоб його зміст був якомога інформативнішим.

 

Текст наказу

 

За загальною нормою пункту 4 глави 9 розділу ІІ Правил № 1000/5 структура тексту розпорядчого документа, як правило, складається з двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

 

У констатуючій частині зазначають підставу, обгрунтування або мету видання розпорядчого документа. Констатуюча частина може починатися словами «На виконання», «З метою» тощо.

У наказах з кадрових питань використовують дієслова у формі інфінітива ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо. Відтак у тексті вказують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я та по батькові.

(пункт 7 глави 9 розділу ІІ Правил № 1000/5)

 

Утім, на відміну від наказів з основної діяльності або адміністративно-господарських питань, у наказі з кадрових питань констатуючу частину зазвичай не наводять, оскільки розпорядча частина такого наказу не потребує обгрунтування.

 

Винятком можуть слугувати випадки, коли працівника призначає на посаду орган вищого рівня або за іншою процедурою (наприклад, шляхом обрання на посаду). У цьому разі констатуюча частина міститиме посилання на відповідний документ органу вищого рівня із зазначенням його назви, автора, дати, реєстраційного індексу (номера) та повного заголовка (найменування).

 

Розпорядча частина наказу починається дієсловом, яке друкують з нового рядка великими літерами без відступу від лівого берега і лапок, після чого ставлять двокрапку (п. 5 гл. 9 розділу ІІ Правил № 1000/5).

 

Формулювання пунктів наказу повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (КЗпП) або іншим правовим актам.

 

Згідно з абзацом третім пункту 7 глави 9 розділу ІІ Правил № 1000/5 у наказі про прийняття на роботу мають бути зазначені повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу, розміри його посадового окладу, встановлених надбавок та доплат.

 

Наприклад:

 

Про прийняття на роботу Тимченка О. В.

 

ПРИЙНЯТИ:

 

ТИМЧЕНКА Олександра Вікторовича на посаду інженера-програміста з 01.09.2015 з посадовим окладом 2450 грн.

 

Готуючи проект зведеного наказу з кадрових питань, пункти розпорядчої частини розміщують у такій послідовності (абз. 6 п. 7 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5):

 

1) прийняття на роботу;

 

2) переведення на іншу роботу (посаду);

 

3) звільнення.

 

У межах пунктів підпунктами вказують прізвища працівників за алфавітом. Пункти і підпункти нумерують арабськими цифрами. Нумерація підпунктів провадиться у межах кожного пункту. Після номера підпункту проставляють дужку.

 

Після кожного підпункту зазначають підставу (заява, подання тощо). Якщо певний пункт розпорядчої частини стосується лише одного працівника, його прізвище в самостійний підпункт не виокремлюють. Наприклад:

 

1. ПРИЙНЯТИ:

 

1) КРАВЧЕНКО Антоніну Миколаївну на посаду...

 

Підстава: заява ...

 

2) РЕШЕТНЯКА Анатолія Євгеновича на посаду...

 

Підстава: трудовий договір...

 

2. ПЕРЕВЕСТИ:

 

1) СТЕПОВОГО Тимофія Олександровича на посаду...

 

Підстава: заява...

 

2) ЮХИМЕНКО Тамару Валентинівну на посаду...

 

Підстави: 1. Подання... 2. Згода на переведення...

 

3. ЗВІЛЬНИТИ:

 

ДОБРОГО Кирила Максимовича з посади...

 

Підстава: наказ про прийняття Доброго К. М. на роботу за строковим трудовим договором...

 

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! До одного зведеного наказу не дозволяється включати пункти з інформацією, яка відповідно до статті 16-б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, має різні строки зберігання.

 

Так, накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, про накладання дисциплінарних стягнень, про надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням мають 5-річний строк зберігання. Для інших наказів з кадрових питань (прийняття, переведення, переміщення, запровадження або скасування суміщення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, звільнення, з питань оплати праці, у т. ч. встановлення надбавок, доплат, підвищення кваліфікації та ін.) законодавчо встановлено строк зберігання 75 років.

 

Набуття чинності наказом і ознайомлення з ним

 

Наказ набуває чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.

 

Відповідно до пункту 11 глави 9 розділу ІІ Правил № 1000/5 із наказом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

Категорія: Управління школою | Додав: uthitel (27.09.2019)
Переглядів: 246 | Коментарі: 2 | Рейтинг: 0.0/0

Всього коментарів: 0
Имя *:
Email *:
Код *: